Am Monatsende gehen 2.000 € vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto, im Buchungstext steht „Gehalt". Auf dem Kontoauszug sieht das aus wie jede andere Überweisung, steuerlich ist es keine Ausgabe: Als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer zahlen Sie sich kein Gehalt, sondern entnehmen Gewinn. Die Privatentnahme in Österreich folgt dabei eigenen Regeln – mit einer Besonderheit, die viele aus deutschen Ratgebern falsch übernehmen: Die SVS-Beiträge sind Betriebsausgaben, die Einkommensteuer nicht.
Was eine Privatentnahme ist
§ 4 Abs. 1 EStG fasst den Begriff weit: Entnahmen sind alle nicht betrieblich veranlassten Abgänge von Werten – Bargeld, Waren, Erzeugnisse, Leistungen, Anlagegüter oder deren Nutzung. Die Überweisung aufs Privatkonto ist der einfachste Fall; der private Einkauf mit der Geschäftskarte oder die Urlaubsfahrt mit dem Firmenwagen sind ebenfalls Entnahmen. Die Gegenrichtung heißt Einlage: alle Zuführungen von Wirtschaftsgütern aus dem außerbetrieblichen Bereich, etwa die Überweisung vom Sparbuch aufs Geschäftskonto vor der Steuerzahlung.
Derselbe Absatz legt fest, was beides für die Steuer bedeutet: Der Gewinn wird durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht. Eine Entnahme ist keine Betriebsausgabe, eine Einlage keine Betriebseinnahme. Sie versteuern den Gewinn, den der Betrieb erwirtschaftet, unabhängig davon, ob Sie ihn entnehmen oder im Betrieb lassen. Die Entnahme selbst löst keine Steuer aus und spart keine.
Entnahmen gibt es nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie OG und KG. Eine GmbH hat keinen Privatbereich.
Warum Lebensführung und Einkommensteuer nie Betriebsausgaben sind
Die Grenze zieht § 20 Abs. 1 EStG. Nicht abgezogen werden dürfen die für den Haushalt und den Unterhalt der Familie aufgewendeten Beträge (Z 1), Aufwendungen für die Lebensführung, selbst wenn sie den Beruf fördern (Z 2 lit. a), und Steuern vom Einkommen und sonstige Personensteuern (Z 6). Die Einkommensteuer-Vorauszahlung, die zu je einem Viertel am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig ist (§ 45 Abs. 2 EStG), ist damit eine Privatentnahme, auch wenn sie vom Geschäftskonto abgeht.
Aus privaten Rechnungen gibt es auch keine Vorsteuer, selbst wenn sie auf die Firma lauten: Leistungen, deren Entgelt überwiegend unter § 20 Abs. 1 Z 1 bis 5 EStG fällt, gelten nicht als für das Unternehmen ausgeführt (§ 12 Abs. 2 Z 2 lit. a UStG).
SVS ja, Finanzamt nein: die österreichische Besonderheit
In Deutschland sind Kranken- und Rentenversicherung des Unternehmers Privatsache, in Österreich nicht: Beiträge des Versicherten zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung sind Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 Z 1 lit. a EStG), ebenso die Pflichtbeiträge zur Selbständigenvorsorge in Höhe von 1,53 % der Beitragsgrundlage (lit. c). Die Quartalsvorschreibung der SVS, die vom Geschäftskonto abgeht, ist also keine Entnahme, sondern gehört in die Kennzahl 9225 der Beilage E1a – laut Ausfüllhilfe E2 auch bei der Basispauschalierung.
Zum Vergleich:
| Abbuchung | Steuerlich | In der Beilage E1a |
|---|---|---|
| SVS-Beiträge zur Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung | Betriebsausgabe, § 4 Abs. 4 Z 1 lit. a EStG | Kennzahl 9225 |
| Selbständigenvorsorge (BV-Kasse) | Betriebsausgabe, § 4 Abs. 4 Z 1 lit. c EStG | Kennzahl 9225 |
| Einkommensteuer-Vorauszahlung | Personensteuer, § 20 Abs. 1 Z 6 EStG | Privatentnahme, keine Kennzahl |
| Umsatzsteuer-Zahllast | Bruttomethode: Betriebsausgabe; Nettomethode: durchlaufender Posten | Kennzahl 9230 oder nichts |
| Private Versicherungen, Miete der Wohnung | Lebensführung, § 20 Abs. 1 Z 1 und 2 EStG | Privatentnahme, keine Kennzahl |
Das Konto: Gruppe 96 des Einheitskontenrahmens
Wer Bücher führt, bucht Entnahmen und Einlagen nicht gegen Aufwand oder Ertrag, sondern gegen das Eigenkapital. Der Österreichische Einheitskontenrahmen sieht dafür in der Klasse 9 die Gruppe 96 vor, die Privat- und Verrechnungskonten bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Konten 960 bis 969). Entnahmen stehen im Soll, Einlagen im Haben. Zum Jahresende wird das Privatkonto über das Kapitalkonto abgeschlossen und beginnt im neuen Jahr bei null.
Drei Buchungen decken den Alltag ab:
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Überweisung aufs Privatkonto | Privat (EKR 96) | Bank | 2.000,00 € |
| Einkommensteuer-Vorauszahlung vom Geschäftskonto | Privat (EKR 96) | Bank | 1.800,00 € |
| Überweisung vom Privatkonto aufs Geschäftskonto | Bank | Privat (EKR 96) | 3.000,00 € |
Beleg ist in allen drei Fällen der Kontoauszug, mehr braucht es nicht. Anders liegt der Fall, wenn Sie eine betriebliche Rechnung mit der privaten Karte bezahlen: Das ist eine Einlage, gebucht als Aufwand an Privat, und der Beleg ist die Rechnung.
In der Beilage E1a fragt das Finanzamt die Summe ab: Kennzahl 9300 „Privatentnahmen (abzüglich Privateinlagen), EKR 96" – laut Ausfüllhilfe E2 nur für Bilanzierer nach § 4 Abs. 1 oder § 5 EStG.
Einnahmen-Ausgaben-Rechner: nicht buchen, trotzdem markieren
Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt, hat kein Privatkonto. § 126 Abs. 2 BAO verlangt nur, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen und am Jahresende zusammenzurechnen – und Entnahmen sind keines von beiden. Die Beilage E1a hat für Einnahmen-Ausgaben-Rechner auch keine Kennzahl dafür. Bei der Kleinunternehmerpauschalierung erst recht nicht: Dort ist der Gewinn Einnahmen minus Pauschale.
Trotzdem sollten Sie jede Entnahme kennen. Erstens muss jede Zeile des Geschäftskontos irgendwo hin: Wer die Überweisung aufs Privatkonto als „sonstige Ausgabe" erfasst, drückt den Gewinn; wer die Einlage als Einnahme erfasst, versteuert sie ein zweites Mal. Zweitens vergleicht der Prüfer in der Außenprüfung Ihre Entnahmen mit Ihren Lebenshaltungskosten. Deckt der erklärte Gewinn Miete, Auto und Urlaub nicht und können Sie die Lücke nicht aufklären, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 184 Abs. 2 BAO). Welche Auszüge Sie dann vorlegen müssen, steht im Beitrag zur Betriebsprüfung in Österreich.
In der Tabelle der Kontobewegungen bekommt jede Privatzeile deshalb eine eigene Markierung und bleibt bei den Summen für die E/A-Rechnung außen vor.
Woran Sie Entnahmen im Kontoauszug erkennen
Auf dem Auszug des Geschäftskontos steht nirgends „Privatentnahme". Diese Muster kommen immer wieder vor:
- Überweisung an die eigene private IBAN. Dauerauftrag „Gehalt", „Privat" oder ohne Text. Das zuverlässige Merkmal ist die IBAN der Gegenseite, nicht der Buchungstext.
- Private Kartenzahlungen. Supermarkt am Samstag, Restaurant mit der Familie, Onlineshop ohne Rechnung an die Firma. Jede dieser Zeilen ist eine Entnahme.
- Bankomat-Behebungen. Entweder fließt das Geld in die Geschäftskassa, dann ist es eine Umbuchung und steht im Kassabuch, oder es wird privat ausgegeben, dann ist es eine Entnahme.
- Finanzamt Österreich. Einkommensteuer-Vorauszahlungen und -Nachzahlungen sind Entnahmen, die Umsatzsteuer-Zahllast ist es nicht. Auf dem Auszug unterscheidet beide nur die Abgabenart im Verwendungszweck, im Zweifel das Steuerkonto in FinanzOnline.
- SVS. Die Quartalsvorschreibung gehört zu den Betriebsausgaben, nicht zu den Entnahmen.
- Einlagen in Gegenrichtung. Eine Überweisung vom Privatkonto oder Sparbuch ist eine Einlage. Wer sie als Einnahme erfasst, versteuert eigenes Geld.
Ausdrücklich keine Entnahme ist die Umbuchung zwischen zwei betrieblichen Konten, etwa aufs Sparkonto des Betriebs. Dort verlässt das Geld den Betrieb nicht. Wie Sie Umbuchungen, Privatzeilen und Betriebsausgaben in einer Tabelle trennen, zeigt die Seite für Selbstständige.
Sachentnahmen: Waren, Firmenwagen, Eigenverbrauch
Waren aus dem eigenen Lager, der private Anteil am Firmenwagen oder die Wohnung im Betriebsgebäude sind Entnahmen ohne Zeile auf dem Kontoauszug. Sie sind mit dem Teilwert im Zeitpunkt der Entnahme anzusetzen (§ 6 Z 4 EStG); Grundstücke werden zum Buchwert entnommen. In der Beilage E1a steht der Eigenverbrauch bei Umlaufvermögen in den Erlösen der Kennzahl 9040, der Entnahmewert von Anlagevermögen in Kennzahl 9060.
Umsatzsteuerlich wird die Entnahme eines Gegenstands einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt (§ 3 Abs. 2 UStG) und die private Verwendung einer sonstigen Leistung (§ 3a Abs. 1a Z 1 UStG) – aber nur, wenn der Gegenstand zum Vorsteuerabzug berechtigt hat. Beim gewöhnlichen Pkw ist das nicht der Fall, weil § 12 Abs. 2 Z 2 lit. b UStG den Vorsteuerabzug ausschließt; beim Elektroauto mit Vorsteuerabzug (Z 2a) dagegen schon. Die Umsatzsteuer auf den Eigenverbrauch ist keine Betriebsausgabe (§ 20 Abs. 1 Z 6 EStG).
Entnahmen über das Jahr zusammenstellen
Die Jahressumme entsteht aus zwölf Kontoauszügen, nicht am 31. Dezember. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDF-Auszüge des Geschäftskontos in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit Buchungstag, Valuta, Buchungstext, Betrag und Saldo in eigenen Spalten. Ein Filter auf Ihre private IBAN liefert alle Überweisungen an sich selbst, ein zweiter auf „Finanzamt" die Vorauszahlungen, ein dritter auf „SVS" die Betriebsausgaben, die Sie nicht markieren dürfen. Wie der Auszug Ihrer Bank in der Tabelle aussieht, zeigen die Seiten zu George, Raiffeisen, BAWAG und Bank Austria.
Macht Ihre Steuerberatung oder Ihre Bilanzbuchhalterin den Abschluss, braucht sie dieselbe Tabelle mit derselben Markierung. Die Seite für Bilanzbuchhalter zeigt, in welcher Form Mandanten ihre Auszüge am einfachsten übergeben.
Häufige Fragen
Muss ich eine Privatentnahme versteuern? Nicht die Entnahme, sondern den Gewinn. Nach § 4 Abs. 1 EStG wird der Gewinn durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht. Was Sie entnehmen, ist Gewinn, der ohnehin der Einkommensteuer unterliegt.
Wie viel darf ich als Einzelunternehmer entnehmen? Es gibt keine gesetzliche Grenze. Wer dauerhaft mehr entnimmt als den Gewinn, zehrt das Eigenkapital auf; Zinsen für Kredite, die private Entnahmen finanzieren, sind nicht betrieblich veranlasst und keine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 4 EStG).
Sind die SVS-Beiträge eine Privatentnahme? Nein. Beiträge zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung sind Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 Z 1 lit. a EStG) und gehören in Kennzahl 9225 der Beilage E1a. Die Einkommensteuer dagegen ist eine Privatentnahme.
Muss ich Privatentnahmen in der Beilage E1a angeben? Nur als Bilanzierer: Kennzahl 9300 nimmt die Privatentnahmen abzüglich Privateinlagen laut den Konten EKR 960 bis 969 auf. Einnahmen-Ausgaben-Rechner tragen nichts ein, sollten die Entnahmen für eine Prüfung aber jederzeit beziffern können.
Welchen Beleg brauche ich für eine Privatentnahme? Den Kontoauszug. Für eine Überweisung aufs Privatkonto gibt es keinen anderen Beleg, und es braucht auch keinen.
Gibt es Privatentnahmen bei einer GmbH? Nein. Geld an die Gesellschafter ist Geschäftsführerbezug, Gewinnausschüttung mit 27,5 % Kapitalertragsteuer (§ 27a Abs. 1 Z 2 EStG) oder ein Darlehen über das Verrechnungskonto. Eine Zahlung ohne Rechtsgrund ist eine verdeckte Ausschüttung (§ 8 Abs. 2 KStG).
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Wie Sachentnahmen und Privatanteile in Ihrem Betrieb zu bewerten sind, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.