Wer als EPU oder kleines Unternehmen keine doppelte Buchführung braucht, rechnet mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ab. Die Grundlage dafür liegt schon vor: Ihr Bankkonto hat das ganze Jahr mitgeschrieben. Was fehlt, ist der Schritt von den Auszügen zu einer Aufstellung, die sortiert, summiert und im Zweifel nachvollziehbar ist.
Was die E/A-Rechnung von der Bilanz unterscheidet
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Geldflussrechnung. Sie stellt zusammen, was tatsächlich eingegangen und abgegangen ist – nicht, was jemand Ihnen schuldet oder Sie jemandem. Damit unterscheidet sie sich von der Bilanzierung, die Forderungen und Verbindlichkeiten im Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst.
Für die Praxis heisst das: Eine Ausgangsrechnung, die Sie im Dezember gestellt haben und die im Jänner bezahlt wird, gehört in die E/A-Rechnung des Folgejahres. Das ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip, und es ist der Grund, warum der Kontoauszug die passende Quelle ist: Er zeigt den Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum.
Buchungstag oder Valuta – welche Spalte zählt
Österreichische Auszüge führen zwei Datumsspalten, und das ist die Stelle, an der beim Aufbereiten am häufigsten etwas verrutscht:
- der Buchungstag ist der Tag, an dem die Bank die Buchung erfasst hat
- die Valuta (das Wertstellungsdatum) ist der Tag, ab dem der Betrag zinsmässig wirkt
Meist liegen beide am selben Tag oder einen Werktag auseinander, und dann ist die Wahl gleichgültig. Relevant wird sie über den Jahreswechsel: Eine Zahlung mit Buchungstag 30. Dezember und Valuta 2. Jänner fällt je nach Spalte in ein anderes Wirtschaftsjahr. Entscheiden Sie sich für eine Spalte und bleiben Sie dabei – ein Jahr nach Buchungstag und das nächste nach Valuta zu rechnen, erzeugt genau an der Grenze Doppelerfassungen und Lücken.
Die Einnahmenseite
Auf dem Konto sieht jeder Eingang zunächst gleich aus. Zu trennen sind vor allem:
- Betriebseinnahmen – bezahlte Ausgangsrechnungen, Honorare, Verkäufe
- durchlaufende Posten, die Ihnen wirtschaftlich nicht gehören
- private Einlagen, wenn Sie eigenes Geld auf das Geschäftskonto legen
- Umbuchungen zwischen zwei eigenen Konten
Die letzten drei sind keine Einnahmen. Besonders die Umbuchung ist tückisch: Wer zwei Geschäftskonten führt und beide Auszüge zusammenlegt, hat jede Überweisung zwischen ihnen zweimal in der Liste – einmal als Abgang, einmal als Eingang. Ohne Bereinigung sind Einnahmen und Ausgaben beide zu hoch, während das Ergebnis zufällig stimmt.
Die Ausgabenseite
Bei den Ausgaben ist der Auszug der Ausgangspunkt, aber nicht der Beleg. Der Kontoauszug beweist, dass gezahlt wurde – was gezahlt wurde, steht auf der Rechnung. Beides gehört zusammen.
Ein paar Posten, bei denen der Auszug allein irreführt:
- Kreditraten: Nur der Zinsanteil ist Aufwand, die Tilgung nicht. Auf dem Konto geht eine Rate ab.
- Anschaffungen über der Geringwertgrenze: Sie wirken nicht im Jahr der Zahlung voll, sondern werden über die Nutzungsdauer verteilt. Der Abgang steht trotzdem in einer Summe im Auszug.
- Privatentnahmen: keine Betriebsausgabe, auch wenn sie wie jede andere Überweisung aussieht.
Vorsteuer und Bruttobeträge
Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, brauchen Sie die Beträge netto plus Umsatzsteuer getrennt. Der Kontoauszug führt aber nur den Bruttobetrag – die Aufteilung steht ausschliesslich auf der Rechnung. Der Auszug liefert also den Zeitpunkt und die Summe, die Steueraufteilung kommt aus dem Beleg.
Anders bei der Kleinunternehmerregelung: Ohne Umsatzsteuer in den Rechnungen entfällt die Aufteilung, und die Beträge aus dem Auszug lassen sich direkt übernehmen.
Aufbewahrung
Die Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Wer die Auszüge aus dem Online-Banking nur ansieht und nicht sichert, hat sie später oft nicht mehr: Die Verfügbarkeit im E-Banking ist eine Frage der Bank, nicht der Aufbewahrungsfrist.
Von den Auszügen zur Aufstellung
Der praktische Weg ist immer derselbe:
- Auszüge des ganzen Jahres sammeln, lückenlos und für jedes Konto.
- In eine Tabelle bringen, damit sich filtern und summieren lässt.
- Umbuchungen und Privates herausnehmen, bevor Sie kategorisieren.
- Kategorien zuordnen, für jede Zeile eine.
- Summen bilden und gegen den Endsaldo prüfen: Anfangssaldo plus Eingänge minus Abgänge muss den Endsaldo ergeben. Stimmt das nicht, fehlt eine Zeile.
Schritt 2 ist der, der von Hand die meiste Zeit kostet, weil ein PDF keine Tabelle ist, sondern ein Bild von einer Tabelle. SmartKontoauszug wandelt die Auszüge österreichischer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit Buchungstag, Valuta, Buchungstext und Betrag in eigenen Spalten. Wie das für Ihre Bank aussieht, steht auf den Seiten zu George, Raiffeisen, BAWAG und Bank Austria.
Wenn eine Bilanzbuchhalterin oder ein Steuerberater die Aufstellung weiterverarbeitet, hilft es, die Übergabe von Anfang an mitzudenken – dazu steht mehr auf der Seite für Bilanzbuchhalter.
Häufige Fragen
Reicht der Kontoauszug als Beleg? Für den Zahlungsfluss ja, für die Ausgabe selbst nicht. Der Auszug zeigt, dass und wann gezahlt wurde; was geleistet wurde, steht auf der Rechnung. Aufzubewahren sind beide.
Buchungstag oder Valuta – was nehme ich? Wichtiger als die Wahl ist, dass Sie dabei bleiben. Innerhalb eines Jahres fällt der Unterschied kaum auf, über den Jahreswechsel entscheidet er, in welches Wirtschaftsjahr eine Buchung fällt.
Wie lange muss ich die Auszüge behalten? Sieben Jahre nach § 132 BAO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Laufen Verfahren, kann es länger sein.
Kann ich die Summen automatisch aus den Auszügen ziehen? Sie können die Auszüge in eine Tabelle umwandeln, die Buchungen kategorisieren und die Summen von der Tabellenkalkulation rechnen lassen. Das Abtippen entfällt damit.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Was in Ihrem Fall als Betriebsausgabe zählt und welche Aufzeichnungspflichten für Sie gelten, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.