Betriebsprüfung: welche Kontoauszüge der Prüfer sehen darf

Bei einer Betriebsprüfung sind die Kontoauszüge das wichtigste Beweismittel: An ihnen prüft das Finanzamt, ob die erklärten Einnahmen mit dem übereinstimmen, was tatsächlich auf den Konten eingegangen ist. Offiziell heißt die Prüfung in Österreich Außenprüfung und steht in § 147 BAO. Welche Konten Sie vorlegen müssen, was der Prüfer über das Kontenregister ohnehin schon weiß und wann er direkt bei der Bank nachsehen darf, ist genau geregelt – in der Bundesabgabenordnung, im Kontenregister- und Konteneinschaugesetz (KontRegG) und in einem Erlass des Finanzministeriums, nach dem die Prüferinnen und Prüfer arbeiten.

So läuft die Außenprüfung ab

Das Finanzamt darf jeden prüfen, der Bücher oder Aufzeichnungen führen muss (§ 147 Abs. 1 BAO). Das trifft auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner, denn § 126 Abs. 2 BAO verpflichtet sie, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Prüfung ist tunlichst eine Woche vorher anzukündigen (§ 148 Abs. 5 BAO), in der Praxis meist telefonisch. Zu Beginn weist sich der Prüfer aus und legt den Prüfungsauftrag vor. Darin stehen die geprüften Abgabenarten und Zeiträume (§ 148 Abs. 2 BAO), üblicherweise die letzten drei veranlagten Jahre. Gegen den Prüfungsauftrag selbst gibt es kein Rechtsmittel (§ 148 Abs. 4 BAO), gegen die Bescheide am Ende sehr wohl.

Während der Prüfung müssen Sie Auskünfte erteilen, einen geeigneten Raum und die nötigen Hilfsmittel unentgeltlich bereitstellen (§ 141 BAO) und Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere auf Verlangen vorlegen (§ 138 Abs. 2 BAO). Am Ende steht die Schlussbesprechung mit Niederschrift (§ 149 BAO) und ein schriftlicher Prüfungsbericht, von dem Sie eine Abschrift erhalten (§ 150 BAO).

Welche Konten Sie vorlegen müssen

Wie Prüfer mit Konten umgehen, regelt der Kontenregister- und Konteneinschau-Anwendungserlass des BMF vom 15. November 2022 (GZ 2022-0.812.135). Er unterscheidet drei Fälle:

Geschäftskonten müssen Sie lückenlos vorlegen. Fehlen Auszüge, fordert der Prüfer Sie zunächst auf, Duplikate bei der Bank zu bestellen. Können oder wollen Sie Unterlagen nicht vorlegen, hält er das in einer Niederschrift fest und kündigt eine Konteneinschau oder eine Schätzung an. Die Schätzung nach § 184 Abs. 3 BAO ist die teurere Variante: Sie greift, sobald Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden oder formelle Mängel ihre Richtigkeit in Zweifel ziehen.

Gemischt genutzte Konten sind der häufigste Streitpunkt. Wer Miete und Kundenzahlungen über dasselbe Girokonto laufen lässt, muss den gesamten Auszug vorlegen, auch die privaten Zeilen. Wer schwärzt, legt nicht alles vor und riskiert, dass der Prüfer wie bei einer Verweigerung vorgeht. Was Sie stattdessen tun können: private Buchungen in einer Tabelle kennzeichnen, damit der Prüfer sie auf einen Blick erkennt. Wie Sie aus den Auszügen die E/A-Rechnung aufbauen und Umbuchungen aussortieren, steht in einem eigenen Beitrag.

Reine Privatkonten darf der Prüfer nicht pauschal verlangen. Er braucht einen konkreten Anlass, etwa Hinweise darauf, dass Kunden auf das Konto der Partnerin überweisen oder dass ein Vermögenszuwachs mit dem erklärten Einkommen nicht erklärbar ist. Dann aber reicht die Offenlegungspflicht nach § 119 BAO weit: Das Bundesfinanzgericht hat am 9. Februar 2021 (KR/2100003/2021) festgehalten, dass sie sich jedenfalls auf die Auszüge jener Konten erstreckt, auf denen steuerpflichtige Einnahmen vereinnahmt wurden – Privatkonten eingeschlossen.

Das Kontenregister: was der Prüfer schon weiß

Bevor Sie ein Konto „vergessen" können, hat der Prüfer es meist schon gesehen. Das Finanzministerium führt ein zentrales Kontenregister, das seit Oktober 2016 abgefragt werden kann; die Daten reichen bis zum 1. März 2015 zurück (§ 3 Abs. 1a KontRegG). Darin stehen alle Girokonten, Sparkonten, Bausparkonten, Kredit- und Zahlungskonten mit IBAN, Depots und Schließfächer bei Banken in Österreich (§ 1 KontRegG). Gespeichert sind nur die Außendaten: Inhaber, IBAN, Zeichnungsberechtigte, Treugeber und wirtschaftliche Eigentümer, Eröffnungs- und Auflösungsdatum und das Institut (§ 2 KontRegG). Kontostände und Umsätze enthält das Register nicht. Die Daten bleiben zehn Jahre ab Ablauf des Jahres gespeichert, in dem das Konto aufgelöst wurde (§ 5 Abs. 1 KontRegG).

Abgabenbehörden dürfen das Register abfragen, wenn es „im Interesse der Abgabenerhebung zweckmäßig und angemessen" ist (§ 4 Abs. 1 Z 3 KontRegG). Nach dem Erlass heißt das: innerhalb einer Außenprüfung, risikobasiert, mit dokumentierter Begründung und Genehmigung der Teamleitung. Außerhalb einer Prüfung ist die Abfrage im Veranlagungsverfahren nur zulässig, wenn das Finanzamt Bedenken gegen die Erklärung hat, Ermittlungen einleitet und Sie vorher Stellung nehmen konnten (§ 4 Abs. 5 KontRegG).

Zwei Punkte sollten Sie kennen:

• Sie erfahren davon. Jede Abfrage durch eine Abgabenbehörde wird Ihnen über FinanzOnline mitgeteilt (§ 4 Abs. 6 KontRegG), laut Erlass automatisch am dritten Tag nach der Abfrage in Ihre Databox. Nur Finanzstrafbehörden, Staatsanwaltschaften und Strafgerichte fragen ohne Verständigung ab.
• Sie müssen jedes Konto zuordnen. Der Prüfer hält Ihnen das Ergebnis der Abfrage vor, und Sie erklären zu jedem Konto, ob es betrieblich oder privat ist. Diese Aufstellung gilt als Niederschrift und wird unterschrieben. Auch Zeichnungsberechtigungen am Konto des Ehepartners, der Kinder oder eines Vereins scheinen auf.

Sie können Ihre eigenen Einträge jederzeit in FinanzOnline einsehen (§ 4 Abs. 4 KontRegG). Machen Sie das vor der Prüfung: Ein vergessenes altes Konto, das Sie erst beim Vorhalt wiederentdecken, wirkt schlechter als eines, das Sie von sich aus nennen.

Die Konteneinschau: wenn der Prüfer zur Bank geht

Was im Register nicht steht, kann der Prüfer direkt bei der Bank erfragen: Kontostände und Bewegungen. Diese Konteneinschau ist an drei Voraussetzungen gebunden (§ 8 Abs. 1 KontRegG): begründete Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Angaben, die Erwartung, dass die Auskunft diese Zweifel aufklärt, und ein Eingriff, der nicht außer Verhältnis zum Zweck steht. Vorher muss das Finanzamt es bei Ihnen versucht haben, denn andere Personen sollen erst befragt werden, wenn die Verhandlungen mit dem Abgabepflichtigen nicht zum Ziel führen (§ 165 BAO).

Der Ablauf ist formalisiert:

1. Der Prüfer teilt Ihnen seine Zweifel mit und gibt Ihnen Gelegenheit, sie durch Offenlegung zu beseitigen, etwa durch Bekanntgabe der Kontobewegungen.
2. Verweigern Sie das, kündigt er die Konteneinschau nachweislich an, idealerweise mit Niederschrift.
3. Das Auskunftsverlangen an die Bank ist schriftlich zu stellen und vom Leiter der Abgabenbehörde zu unterschreiben (§ 8 Abs. 2 KontRegG).
4. Das Bundesfinanzgericht entscheidet durch Einzelrichter mit Beschluss, tunlichst binnen drei Tagen (§ 9 KontRegG). Dafür muss ihm die Niederschrift über Ihre Anhörung vorliegen.
5. Gegen die Bewilligung können Sie Rekurs erheben; die Bank kann das nicht. Stellt der Senat fest, dass die Einschau zu Unrecht bewilligt wurde, dürfen die gewonnenen Beweise nicht verwertet werden (§ 9 Abs. 5 KontRegG).

Dass die Schritte 1 und 2 nicht übersprungen werden dürfen, zeigt die erwähnte BFG-Entscheidung vom Februar 2021: Der Abgabepflichtige hatte nur mündlich über seinen Steuerberater von der geplanten Kontoöffnung erfahren, der Senat hob die Bewilligung deshalb auf. Die Kosten der Einschau trägt die Abgabenbehörde, nicht Sie.

Für Sie bedeutet das: Die Verweigerung eines Kontos, über das Betriebseinnahmen liefen, schützt nichts. Die Bank gibt die Daten heraus, und in Ihrem Akt steht zusätzlich eine Niederschrift über die Verweigerung.

Kontoauszüge so vorlegen, dass die Prüfung kurz bleibt

Die Belege müssen so geordnet sein, dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO). Wer seine Auszüge elektronisch aufbewahrt, muss sie auf eigene Kosten lesbar machen und dauerhafte Wiedergaben auf Datenträgern zur Verfügung stellen (§ 132 Abs. 3 BAO). Für die Übergabe von Buchhaltungsdaten erwarten die Prüfer auswertbare Dateien; die WKO weist in ihren FAQ zur Außenprüfung ausdrücklich darauf hin, dass PDF-Dateien dafür nicht zulässig sind.

Für Kontoauszüge heißt das zweierlei. Das PDF der Bank bleibt der Beleg und wird sieben Jahre aufbewahrt, wie im Beitrag zur Aufbewahrung von Kontoauszügen in Österreich beschrieben. Zusätzlich sollten Sie dem Prüfer die Buchungen als Tabelle geben können: Buchungsdatum, Valuta, Betrag, Auftraggeber oder Empfänger, Verwendungszweck und Saldo je Zeile. Damit kann er Eingänge mit den erklärten Einnahmen verproben, ohne jeden Auszug einzeln durchzublättern, und Sie können private Zeilen auf einem gemischten Konto markieren statt zu schwärzen. Aus einem George-Auszug, einem Raiffeisen-Auszug oder einem BAWAG-Auszug wird so in Sekunden eine Excel- oder CSV-Datei. Wie Sie die Tabelle Ihres Geschäftskontos laufend so führen, dass sie im Prüfungsfall fertig ist, zeigt die Seite für Selbstständige.

Eine Vorbereitung in fünf Schritten:

1. Kontenliste abgleichen. Rufen Sie Ihre Einträge im Kontenregister über FinanzOnline ab und ordnen Sie jedes Konto vorab zu: betrieblich, gemischt, privat.
2. Vollständigkeit prüfen. Je Konto und Jahr muss die Saldokette stimmen: Endsaldo des Vormonats gleich Anfangssaldo des Folgemonats. Fehlende Auszüge bestellen Sie jetzt bei der Bank, nicht erst, wenn der Prüfer fragt.
3. Tabelle je Konto erstellen und private Buchungen auf gemischten Konten kennzeichnen.
4. Belege zuordnen. Zu jeder Zeile der Tabelle muss sich die Rechnung oder der Beleg finden lassen (§ 131 Abs. 2 BAO).
5. Die Kanzlei einbinden. Wenn Ihr Steuerberater die Prüfung begleitet, braucht er dieselben Tabellen. Wie Kanzleien Mandantenauszüge aufbereiten, zeigt die Seite für Bilanzbuchhalter.

Häufige Fragen

Darf ich private Buchungen auf dem Geschäftskonto schwärzen? Nein. Ein Konto, das Sie betrieblich und privat nutzen, müssen Sie laut BMF-Erlass vollständig vorlegen. Eine geschwärzte Zeile ist keine vollständige Vorlage. Kennzeichnen Sie private Buchungen stattdessen in der Tabelle.

Muss ich die Auszüge meines Privatkontos aufbewahren? Für rein private Konten gilt die Aufbewahrungspflicht des § 132 BAO nicht. Sobald aber eine einzige betriebliche Zahlung darüber lief, gehört der Auszug zu den Belegen und ist sieben Jahre aufzubewahren. Vernichtete Auszüge nützen ohnehin wenig: Die Bank hat die Daten, und die Konteneinschau holt sie.

Wie erfahre ich, dass das Finanzamt mein Kontenregister abgefragt hat? Über FinanzOnline. Nach § 4 Abs. 6 KontRegG wird jede Abfrage einer Abgabenbehörde in Ihre Databox gemeldet. Keine Verständigung gibt es bei Abfragen durch Finanzstrafbehörden, Staatsanwaltschaften und Strafgerichte.

Kann der Prüfer ohne mein Wissen bei der Bank nachfragen? Im Abgabenverfahren nicht. Die Konteneinschau setzt voraus, dass Sie vorher mit den Zweifeln konfrontiert wurden und Gelegenheit zur Offenlegung hatten; das Bundesfinanzgericht prüft diesen Nachweis, bevor es bewilligt. Im Finanzstrafverfahren gelten eigene Regeln.

Was passiert, wenn Auszüge fehlen? Der Prüfer fordert Sie zuerst auf, Duplikate bei der Bank zu besorgen. Bleiben Lücken, darf er die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 184 Abs. 3 BAO). Die Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.