Wer in Österreich Kontoauszüge aufbewahren muss, hält sie sieben Jahre – so steht es in § 132 BAO, und das Unternehmensgesetzbuch sagt dasselbe. Die Zahl allein hilft aber wenig. Entscheidend ist, ab wann die sieben Jahre laufen, in welchen Fällen sie nicht reichen und ob die PDF-Datei aus dem E-Banking genügt. Und für Privatpersonen gilt ohnehin etwas anderes.
Sieben Jahre: für wen die Frist gilt
Nach § 132 Abs. 1 BAO sind Bücher und Aufzeichnungen samt den dazugehörigen Belegen sieben Jahre aufzubewahren. Das betrifft alle, die steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen – das EPU mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genauso wie die GmbH mit doppelter Buchhaltung.
Für rechnungslegungspflichtige Unternehmer kommt § 212 UGB dazu. Auch dort sind es sieben Jahre, und zwar für Bücher, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Die beiden Fristen widersprechen sich also nicht, was die Sache in Österreich deutlich einfacher macht als in Deutschland mit seinen acht und zehn Jahren.
Der Kontoauszug ist dabei ein Beleg im Sinn dieser Vorschriften: Er weist nach, dass und wann gezahlt wurde. Was bezahlt wurde, steht auf der Rechnung. Aufzubewahren sind beide, und zwar so, dass sie sich einander zuordnen lassen.
Ab wann die sieben Jahre laufen
Die Frist beginnt nicht am Datum des Auszugs. Sie läuft für Belege ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.
Ein Beispiel: Der Auszug vom März 2026 gehört zum Jahr 2026. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2033. Ab Jänner 2034 darf er weg – nicht schon im März 2033, wie es sich nach dem Auszugsdatum rechnen würde.
Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr zählt das Kalenderjahr, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Läuft Ihr Wirtschaftsjahr vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026, beginnt die Frist für alle Auszüge dieses Zeitraums am 31. Dezember 2026 – auch für den vom August 2025.
Praktisch heißt das: Sortieren Sie nicht Auszug für Auszug aus, sondern jahresweise. Wer nach Jahren ablegt, löscht jedes Jahr im Jänner einen ganzen Ordner und muss nichts nachrechnen.
Wann sieben Jahre nicht reichen
Zwei Ausnahmen verlängern die Frist, und beide übersieht man leicht.
Laufende Verfahren. Solange ein Beleg für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung ist, muss er aufbewahrt bleiben – auch über die sieben Jahre hinaus. Das betrifft etwa eine laufende Außenprüfung oder eine Beschwerde gegen einen Bescheid. § 212 UGB formuliert dasselbe für gerichtliche und behördliche Verfahren.
Grundstücke. Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind nach § 18 Abs. 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren. Der Hintergrund ist, dass die Vorsteuer bei Gebäuden über einen viel längeren Zeitraum berichtigt werden kann als bei anderen Anschaffungen. Relevant ist das für Unternehmer mit eigener Betriebsliegenschaft und für Vermieter, die Vorsteuer aus dem Gebäude geltend machen. Die Auszüge mit dem Kaufpreis oder den großen Zahlungen für Errichtung und Sanierung gehören dann in einen eigenen Ordner mit der längeren Frist.
Privatpersonen: keine Pflicht, aber ein guter Grund
Eine allgemeine Pflicht, private Kontoauszüge aufzuheben, gibt es nicht. Es gibt aber die Arbeitnehmerveranlagung.
Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen schicken Sie dem Finanzamt nicht mit. Das Finanzministerium rät trotzdem, sie sieben Jahre aufzubewahren, weil das Finanzamt sie auf Verlangen sehen will. Der Kontoauszug ist dabei oft der einfachste Zahlungsnachweis – etwa für die Fortbildung, die Sie selbst bezahlt haben, oder für Arztkosten.
Eine Ausnahme nennt das Ministerium selbst: Belege für Sonderausgaben, die elektronisch übermittelt werden – etwa Spenden an begünstigte Organisationen oder der Kirchenbeitrag –, müssen Sie nicht aufheben. Die Organisation meldet den Betrag direkt ans Finanzamt.
Dazu kommt, dass Sie für die Arbeitnehmerveranlagung fünf Jahre Zeit haben. Wer 2026 noch das Jahr 2021 nachholen will, braucht die Belege dieses Jahres.
Elektronisch aufbewahren: was § 132 BAO verlangt
Ausdrucken müssen Sie nichts. Nach § 132 Abs. 2 BAO dürfen Belege auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn ihre Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist – und zwar
- vollständig – jeder Monat, jedes Konto, ohne Lücke
- geordnet – ein einzelner Auszug muss sich finden lassen
- inhaltsgleich und urschriftgetreu – so, wie die Bank ihn ausgestellt hat
Aus dem letzten Punkt folgt: Das Original-PDF der Bank ist der Beleg. Eine Excel- oder CSV-Datei, die Sie zur Weiterverarbeitung erzeugen, ist eine Arbeitsdatei. Sie ist nützlich, aber beliebig veränderbar und ersetzt das PDF nicht.
§ 132 Abs. 3 BAO ergänzt, dass Sie die Unterlagen bei einer Prüfung auf eigene Kosten lesbar machen müssen. Wählen Sie also ein Format, das auch in sieben Jahren noch jedes Gerät öffnet. PDF ist dafür die sichere Wahl, das Exportformat einer Software, die es dann vielleicht nicht mehr gibt, die unsichere.
Das E-Banking ist kein Archiv
„Die Auszüge liegen ja in George" – das ist der häufigste Irrtum. Wie lange eine Bank Auszüge im E-Banking bereithält, entscheidet die Bank, und mit Ihrer Aufbewahrungsfrist hat das nichts zu tun.
Spätestens in zwei Situationen ist der Zugriff weg:
- Sie wechseln die Bank oder schließen ein Konto. Mit dem Konto verschwindet in der Regel auch der Zugang zu seinen Auszügen.
- Ihre Bank stellt das E-Banking um oder fusioniert, und das alte Portal wird abgeschaltet.
Einen fehlenden Auszug können Sie bei der Bank nachfordern. Das dauert aber und wird oft verrechnet. Günstiger ist es, jeden Monat herunterzuladen, was neu dazugekommen ist.
Eine Ablage, die sieben Jahre hält
Bewährt hat sich eine Ablage, die ohne Software auskommt:
- Ein Ordner pro Konto, darin ein Unterordner pro Jahr.
- Dateinamen, die von selbst sortieren:
2026-03_Kontoauszug_George.pdf– Jahr, Monat, Konto. - Originale unverändert lassen, Arbeitsdateien in einen eigenen Ordner.
- Eine zweite Kopie an einem Ort, der nicht dasselbe Gerät ist.
- Im Jänner einmal prüfen, ob alle zwölf Monate des Vorjahres da sind – und den Jahresordner löschen, dessen Frist gerade abgelaufen ist.
Aufbewahren ist nicht Auswerten
Das PDF gehört ins Archiv. Für die E/A-Rechnung oder die Übergabe an die Buchhaltung brauchen Sie die Buchungen aber als Tabelle. SmartKontoauszug wandelt die Auszüge österreichischer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit Buchungstag, Valuta, Buchungstext und Betrag in eigenen Spalten. Das Original bleibt dabei unangetastet. Wie das für Ihre Bank aussieht, steht auf den Seiten zu George, Raiffeisen, Oberbank und den Hypo-Banken.
Führt eine Bilanzbuchhalterin oder ein Steuerberater Ihre Buchhaltung, lohnt sich ein Blick auf die Seite für Bilanzbuchhalter – dort steht, in welcher Form die Auszüge am besten übergeben werden.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Kontoauszüge in Österreich aufbewahren? Als Unternehmer sieben Jahre nach § 132 BAO, für rechnungslegungspflichtige Unternehmer zusätzlich nach § 212 UGB. Betreffen die Auszüge ein Grundstück, sind es 22 Jahre nach § 18 Abs. 10 UStG.
Ab wann läuft die Frist? Ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Auszug bezieht. Ein Auszug vom März 2026 ist bis Ende 2033 aufzubewahren.
Muss ich die Auszüge ausdrucken? Nein. Die elektronische Aufbewahrung ist nach § 132 Abs. 2 BAO zulässig, solange die Auszüge vollständig, geordnet und unverändert vorliegen und bis zum Ende der Frist lesbar bleiben.
Muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufbewahren? Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Wer in der Arbeitnehmerveranlagung Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen geltend macht, sollte die Zahlungsnachweise aber sieben Jahre behalten, weil das Finanzamt sie anfordern kann.
Reicht eine Excel-Datei mit den Buchungen? Nein. Sie ist eine Arbeitsdatei und lässt sich beliebig ändern. Aufbewahrt wird das Original-PDF der Bank, die Tabelle kommt zusätzlich dazu.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Steuerberatung. Welche Aufbewahrungspflichten in Ihrem Fall gelten, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.