Die Belegerteilungspflicht wurde mit der Steuerreform 2015/2016 in §132a der Bundesabgabenordnung (BAO) verankert. Sie gilt seit 1. Jänner 2016 und ist die Ergänzung zur Registrierkassenpflicht: Wer Bareinnahmen erzielt, muss einen Beleg ausstellen — unabhängig davon, ob eine Registrierkasse vorgeschrieben ist oder nicht.
Mindestinhalt eines Belegs
Nach §132a Abs. 3 BAO sind verpflichtend:
- Bezeichnung des leistenden Unternehmens
- Fortlaufende Nummer zur Identifikation des Geschäftsfalls
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Betrag der Barzahlung
Bei Belegen aus einer RKSV-Registrierkasse kommen weitere Pflichtfelder dazu:
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Ausstellung
- Steuerbeträge nach Steuersätzen getrennt
- Maschinenlesbarer Code (QR oder OCR) mit der Signatur
Übersteigt die Rechnung 400 € brutto, gelten zusätzlich die Pflichtangaben einer ordnungsgemässen Rechnung nach §11 UStG (Adresse des Empfängers, UID des Leistenden, ggf. UID des Empfängers).
Pflichten des Kunden
§132a Abs. 5 BAO verpflichtet den Kunden, den Beleg entgegenzunehmen und bis ausserhalb der Geschäftsräume mitzunehmen. Eine Strafe für den Kunden bei Verstoss ist nicht vorgesehen — das Mitnahmegebot dient der Beweissicherung gegenüber dem Unternehmer.
Was zählt als "Bar"?
Als Barzahlung im Sinn der Belegerteilungspflicht gelten:
- Bargeld
- Bankomatkarte und Kreditkarte
- Mobile Zahlungen (Bluecode, Apple Pay, Google Pay)
- Gutscheine und Bons
- Barscheck
Nicht erfasst sind reine Online-Zahlungen wie SEPA-Überweisung, Lastschrift, eps-Überweisung im Webshop oder Klarna.
Aufbewahrung der Durchschriften
Die Durchschrift bzw. die elektronische Kopie jedes Belegs ist sieben Jahre aufzubewahren (§132 BAO). Bei Registrierkassen ist das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der Aufbewahrungsträger.
Strafen
Wer die Belegerteilungspflicht verletzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach §51 Abs. 1 lit. d FinStrG. Geldstrafen bis 5.000 € sind möglich, daneben kann die Finanzbehörde bei wiederholten Verstössen die Buchführung anzweifeln und die Besteuerungsgrundlagen schätzen.