Steuererklärung Österreich: Kontoauszüge richtig aufbereiten

Die Steuererklärung gehört für viele Österreicherinnen und Österreicher zu den unbeliebtesten Pflichten des Jahres. Besonders zeitaufwendig ist das Zusammenstellen der Kontoauszüge und Bankbelege. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen das Finanzamt verlangt, wie Sie Ihre Kontoauszüge effizient aufbereiten und was Sie bei FinanzOnline beachten müssen.

Welche Bankbelege brauchen Sie für die Steuererklärung?

Pflichtangaben in der Einkommensteuererklärung

In der österreichischen Steuererklärung müssen Sie Ihr Einkommen vollständig deklarieren. Dazu gehören:

Kontoauszüge als Nachweis

Das Finanzamt kann jederzeit Belege für Ihre Deklaration anfordern. Kontoauszüge dienen als Nachweis für:

• Einkünfte: Lohn- und Honorareingänge, Mieteinkünfte, Dividenden
• Sonderausgaben: Kirchenbeiträge, Spenden, Personenversicherungen
• Werbungskosten: Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungskosten
• Außergewöhnliche Belastungen: Krankheitskosten, Behinderungskosten
• Größere Transaktionen: Bei ungewöhnlich hohen Eingängen oder Ausgängen

Kontoauszüge für die Steuererklärung vorbereiten

Schritt 1: Alle relevanten Auszüge beschaffen

Sammeln Sie Kontoauszüge aller Bankkonten – auch solche, die Sie selten nutzen:

• Gehaltskonten (Girokonten)
• Sparkonten und Bausparkonten
• Geschäftskonten (bei Selbstständigkeit)
• Fremdwährungskonten
• Gemeinschaftskonten
• Wertpapierdepots

Laden Sie die PDFs aus dem Online-Banking Ihrer Bank herunter:

• Erste Bank George
• Raiffeisen ELBA-internet
• Bank Austria MobileBanking
• BAWAG eBanking

Schritt 2: Kontoauszüge in Excel umwandeln

Wandeln Sie die PDF-Kontoauszüge mit SmartKontoauszug in Excel um. So können Sie:

• Transaktionen durchsuchen und filtern
• Steuerrelevante Buchungen markieren
• Summen für bestimmte Kategorien berechnen
• Belege für das Finanzamt schnell finden

Schritt 3: Steuerrelevante Transaktionen identifizieren

Durchsuchen Sie Ihre Excel-Datei nach steuerrelevanten Buchungen:

Einkünfte:

• Lohneingänge (Vergleich mit Lohnzettel L16)
• Mieteinnahmen
• Dividenden und Zinsgutschriften
• Nebeneinkünfte (Freelancing, Vermietung etc.)

Sonderausgaben:

• Kirchenbeiträge (bis EUR 400 pro Jahr absetzbar)
• Spenden an begünstigte Organisationen (bis 10% der Einkünfte)
• Steuerberatungskosten

Werbungskosten:

• Berufliche Weiterbildungskosten
• Arbeitsmittel (Computer, Fachliteratur)
• Pendlerpauschale-relevante Fahrten
• Homeoffice-Pauschale (bis 300 Tage à EUR 3)

Außergewöhnliche Belastungen:

• Krankheitskosten (über dem Selbstbehalt)
• Behinderungsbedingte Kosten
• Katastrophenschäden

Schritt 4: Belege organisieren

Erstellen Sie eine übersichtliche Belegliste mit:

1. Datum der Transaktion
2. Beschreibung / Verwendungszweck
3. Betrag
4. Kategorie (Einkommen, Sonderausgabe, Werbungskosten)
5. Verweis auf den Kontoauszug (Bank, Monat)

FinanzOnline – Digitale Steuererklärung

Arbeitnehmerveranlagung (ANV)

Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geben ihre Steuererklärung als Arbeitnehmerveranlagung (früher „Lohnsteuerausgleich") über FinanzOnline ab. Viele Daten werden automatisch übermittelt:

• Lohnzettel (L16) vom Arbeitgeber
• Kirchenbeiträge (ab 2017 automatisch)
• Spenden an begünstigte Organisationen (ab 2017 automatisch)
• Beiträge zu Personenversicherungen (teilweise automatisch)

Was Sie selbst eintragen müssen

Trotz der automatischen Übermittlung gibt es Posten, die Sie selbst eintragen müssen:

Fristen

Spezielle Situationen

Selbstständige und Freiberufler

Als Selbstständige oder Selbstständiger müssen Sie eine separate Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) oder eine Bilanz erstellen. Kontoauszüge des Geschäftskontos sind dabei zentral:

1. Exportieren Sie Ihre Geschäftskontoauszüge in Excel
2. Kategorisieren Sie alle Buchungen (Umsatzerlöse, Materialaufwand, Personalkosten, Betriebskosten etc.)
3. Erstellen Sie eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
4. Der Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit fließt in Ihre Einkommensteuererklärung (Beilage E 1a) ein

Für die Buchhaltung empfehlen wir den Export als CSV und den Import in Buchhaltungssoftware wie BMD, Sage oder ProSaldo.

Kleinunternehmerregelung

Wenn Ihr Jahresumsatz unter EUR 42.000 (netto) liegt, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sind von der Umsatzsteuer befreit. Ihre Kontoauszüge helfen bei der Kontrolle:

• Prüfen Sie die Summe aller Einnahmen-Gutschriften im Kalenderjahr
• Achten Sie auf die Umsatzgrenze – bei Überschreitung wird USt rückwirkend fällig
• Nutzen Sie den USt-Rechner für Berechnungen

Ehepaare und eingetragene Partnerschaften

In Österreich werden Ehepaare getrennt veranlagt – im Gegensatz zu vielen anderen Ländern. Das bedeutet:

• Jeder Partner gibt eine eigene Steuererklärung ab
• Gemeinschaftskonten: Einkünfte und Ausgaben müssen dem jeweiligen Partner zugeordnet werden
• Alleinverdienerabsetzbetrag: Nur bei einem Partnereinkommen unter EUR 6.312

Immobilienbesitzer

Wenn Sie eine Immobilie besitzen, sind folgende Kontoauszug-Positionen steuerrelevant:

• Kreditzinsen: Abzugsfähig als Werbungskosten (bei Vermietung) oder Sonderausgaben (bei Eigennutzung, Altverträge vor 2016)
• Instandhaltungskosten: Reparaturen und Erhaltung (bei vermieteten Objekten)
• Mieteinnahmen: Steuerpflichtiges Einkommen
• Betriebskosten: Als Werbungskosten bei Vermietung

Kapitalerträge

In Österreich unterliegen Kapitalerträge der Kapitalertragsteuer (KESt) von 27,5%:

• Dividenden: 27,5% KESt, automatisch abgezogen
• Zinsen: 27,5% KESt auf Sparzinsen, automatisch abgezogen
• Kursgewinne: 27,5% KESt bei Veräußerung
• Regelbesteuerungsoption: Auf Antrag können Kapitaleinkünfte zum regulären Steuersatz besteuert werden (sinnvoll bei niedrigem Einkommen)

Aufbewahrung von Kontoauszügen

Gesetzliche Fristen

• Privatpersonen: Keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber empfohlen für 7 Jahre (Verjährungsfrist)
• Selbstständige: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO)
• Unternehmen (GmbH, AG): 7 Jahre Aufbewahrungspflicht
• Bei Grundstücken: 22 Jahre (im Zusammenhang mit Vorsteuerabzug)

Digitale Aufbewahrung

Kontoauszüge dürfen digital aufbewahrt werden, sofern:

• Die Integrität der Daten gewährleistet ist
• Die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt ist
• Bei Bedarf ein Ausdruck erstellt werden kann

Excel-Dateien von SmartKontoauszug erfüllen diese Anforderungen. Speichern Sie die Dateien zusätzlich zur PDF an einem sicheren Ort.

Häufige Fragen

Muss ich Kontoauszüge der Steuererklärung beilegen?

Bei der Arbeitnehmerveranlagung über FinanzOnline müssen Sie keine Belege hochladen. Das Finanzamt kann aber im Rahmen einer Überprüfung Belege nachfordern – bewahren Sie Ihre Kontoauszüge daher auf.

Was passiert, wenn ich Einkünfte nicht deklariere?

Das Verschweigen von Einkünften stellt eine Abgabenhinterziehung dar (§ 33 FinStrG) und kann zu Nachzahlungen, Verspätungszuschlägen und Geldstrafen führen. Seit dem automatischen Informationsaustausch (Common Reporting Standard) werden ausländische Kontodaten automatisch dem österreichischen Finanzamt gemeldet.

Kann ich die Kontoauszüge direkt digital einreichen?

Bei Nachfragen des Finanzamts können Sie Belege über FinanzOnline oder per E-Mail an Ihr Finanzamt senden. Die Excel-Auswertung von SmartKontoauszug eignet sich als übersichtliche Zusammenfassung.

Sind die Kosten für SmartKontoauszug steuerlich absetzbar?

Für Privatpersonen in der Regel nicht. Für Selbstständige und Unternehmen können die Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Bis wann muss ich meine Steuererklärung einreichen?

Die Frist für die elektronische Einreichung über FinanzOnline ist der 30. Juni des Folgejahres (Papier: 30. April). Eine Fristverlängerung können Sie direkt über FinanzOnline beantragen.

Fazit

Die richtige Aufbereitung Ihrer Kontoauszüge spart bei der Steuererklärung nicht nur Zeit, sondern hilft auch, keine Absetzbeträge zu vergessen. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie Ihre PDF-Kontoauszüge in wenigen Sekunden in durchsuchbare Excel-Dateien um – ideal, um steuerrelevante Transaktionen zu identifizieren und Belege für das Finanzamt zusammenzustellen.

Beginnen Sie am besten schon während des Jahres mit der monatlichen Auswertung – so wird die Steuererklärung am Jahresende zum Kinderspiel.

Jetzt Kontoauszug für die Steuererklärung aufbereiten